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「費目」の中で特に気を付けたいものは?

 

 

~【5W1H】を分かりやすくまとめれば旅費と人件費では困りません~

 

【人件費】

補助事業を行っている期間内の人件費を計上する際の証拠書類に関しては、

 

スタッフを雇用した際には、そのスタッフ(アルバイト等も含む)の業務記録等を

 

提出しなければなりません。

 

「5W1H」に気を付け、それを余さず記録しておけば分かりやすいです。

 

「5W1H」=「いつ・どの場所で・誰が・何を行っていたのか・なぜ行ったのか 等」

 

 

【旅費】

補助事業を進めるために発生した、出張・移動のための経費(宿泊代・交通費等)のことです。

 

・移動した日時・移動した目的・移動した場所・出張(移動)した人の名前・移動経路・移動先で

 

実施したことの内容等を、業務報告で分かりやすく記録してください。

 

また、宿泊込の出張における経費(宿泊代等)も同じように業務報告をしなければなりません。

 

(この報告は『支払証拠書類の一部』という扱いになります)

 

そして、新幹線や飛行を使った際の「領収書」や「搭乗証明書」も、

 

支払証拠書類の一部となりますので、必ず取得して保存しておくようにしましょう。

 

買った後で形状が変化する納品物等は、写真を使って「最初の状態」と「その後の状態」が

 

分かるようにしておく必要があります。

 

何も知らない人であっても「最初の状態」と「その後の状態」が

 

チェックできるようにしておくことが大事です。

 

 

【例①】工事を行ったケース

 

内装工事で壁にクロス等を付け、中途の様子が確認できなくなるようなケースや、

 

大規模工事のケースでは、工事の各段階ごとに写真を残しましょう。

 

 

【例②】『完成品』の材料や部品を買ったケース

 

材料や部品を買ったケースでは「買った直後の状態」の写真と、

 

「それを使って完成品ができた状態」の写真をそれぞれ残すようにしましょう。

 

そうする事で「最初から加工品を買ったのではないか」と疑われる事がなくなります。

 

段階ごとにきちんと写真を撮らないと、気付いた時には手遅れになってしまう場合が多いので

 

気を付けましょう。

 

 

その他、気を付けるべき事として、機材などを買ったのであれば、

 

「○○補助金 『物品名』① 平成○年度」等のシールを貼り付けてから写真を残し、

 

個人的な利用を避けたり、別の事業と間違ったりしないようにしましょう。

 

経費の口座を分けておくと補助事業の経理処理がしやすくなります交付規定等の規則に従って、

 

補助事業の経理処理を行う必要があります。

 

そして、補助金が「交付される経費」と「されない経費」をきちんと分けて

 

処理しなければなりません。一例として、個人事業者なのであれば「補助事業の資産」と

 

「私的資産」は分けて管理して下さい。

 

 

事業者の私的資産を使って支払ったのであれば、

 

補助事業機関の最終日までに、精算を済ませておかなければなりません。

 

ですから「補助事業資産の口座」と「私的口座」を分けて作っておくと良いでしょう。

 

確定審査を受けるまでの準備が楽になります。

 

また、途中から分けて管理し始めても意味がないので、最初の段階で分けておくようにしましょう。

 

そして、補助対象となる経費については「得た資産の管理手段」や

 

「経理処理を適正に進めるための各規則」等が、普通の業務保全・経理処理とは

 

違う箇所がありますから、事前に交付規定などでチェックしておくようにしましょう。

 

余裕をもって「支払証拠書類」「報告書」を出しましょう!補助金別の交付規定などに

 

「補助事業完了報告書」や「事業化等状況報告書」等の提出締日が記されています。

 

補助金の種類次第では、補助事業が終わったら即座に提出しなければならない場合もあります。

 

ですから『「確定審査」は事前の用意が大事!~前編~』でも解説しました通り、

 

早めに支払証拠書類を準備しておきましょう。

 

「補助額決定」をすぐに行ってもらうためにも、

 

「支払証拠書類」「報告書」を適正に作り、早々に出すように心掛けて下さい。